امور ثبت اسناد و املاک ؛ انواع و فرایند انجام آن‌ها !
در طول یک قرن گذشته در مراجع قانونی کشور قوانین زیادی برای تمام امور ملکی و اسناد مربوط به حقوق مالکیت و انتقال آن‌ها در سازمان ثبت اسناد کشور تصویب شده‌اند. چرا که همیشه بین افراد بر سر مالکیت و انتقال مالیکت انواع املاک اختلافات زیادی داشته‌اند و تصویب این قوانین به پایان یافتن این اختلافات کمک خواهد کرد. در گذشته انتقال مالکیت فقط با یک دست‌نوشته انجام می‌شد که باعث سوءاستفاده طرفین و خیانت در حق طرف دیگر می‌شد. به مرور قوانین و مقرراتی برای ثبت اسناد وضع شد تا از چنین مشکلاتی جلوگیری شود. با ما همراه باشید تا در این مطلب به بررسی تاریخچه ایجاد سازمان املاک و اسناد کشور و فرایند امور ثبت اسناد و املاک بپردازیم.
تاریخچه انجام امور ثبت اسناد و املاک در کشور !
در زمان مشروطیت و تشکیل نهادهای قانونی به منظور حفظ حقوق اجتماعی شهروندان در مقابل همدیگر، بعد از مدتی سازمان‌ها و نهادهایی برای ایجاد نظم در روند امور حقوقی ایجاد شدند. انتقال مالکیت اموال و دارایی‌های دیگر در آن زمان به صحبت و شهادت شاهدان دعاوی مطرح شده استناد می‌شد. به مرور زمان این دعاوی شفاهی به دست‌نوشته تبدیل شدند.
در آن زمان مرجعی برای ثبت دست‌نوشته‌های مورد استناد در دعاوی مختلف نبود؛ بنابراین مناقشات زیادی بین افراد ایجاد می‌شد. چرا که ممکن بود یکی از طرفین بدون اطلاع طرف دیگر معامله یک دست‌نوشته دیگر با دست خطی مشابه تنظیم کرده و اقدام به انتقال مالکیت اسناد و املاک کند. این اقدام یکی از عوامل اصلی درگیری بر سر مالکیت املاک در آن زمان بود. با توجه به این موارد، در روز 20 اردیبهشت 1290 شمسی اولین قانون ثبت اسناد و املاک تصویب شد. این قانون شامل 143 ماده بود که توسط مجلس شورای ملی به تصویب رسید.
طبق اولین قانون ثبت اسناد، دایره ثبت اسناد در وزارت عدلیه یا همان دادگستری سابق تشکیل شد که به مرور زمان به اداره کل و در نهایت به سازمان ارتقا پیدا کرد. البته با وجود تشکیل این نهادها انتقال مالکیت املاک همچنان به صورت دستی و غیرثبتی انجام می‌شد. تا اینکه در سال 1310 رضاخان قوانین محکم‌تری را وضع کرد. اما اقدامات رضاخان به دلیل خلاهای قانونی نتیجه مطلوب نداشت و مشکلات در زمینه امور ثبت اسناد و املاک ادامه داشت.
در حال حاضر تمامی امور مربوط به ثبت اسناد در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انجام می‌شوند. جالب است بدانید که این سازمان تحت نظارت قوه قضاییه به فعالیت می‌پردازد. ریاست سازمان اسناد و املاک کشور را رئیس قوه قضاییه تعیین می‌کند. لازم به ذکر است که رئیس این سازمان یکی از معاون‌های رئیس قوه قضاییه به شمار می‌رود.
کدام امور ثبت ملکی را سازمان اسناد و املاک انجام می‌دهد ؟
مراجع قانون‌گذاری کشور برای سازمان اسناد و املاک کشور وظایف و چهارچوبی قانونی تعیین کرده است. این سازمان وظیفه دارد که ثبت و مدیریت امور مربوط به اسناد و املاک را انجام دهد و بر روال قانونی این موارد نظارت کامل داشته باشد. به این صورت از مشکلات و مناقشات اجتماعی در جامعه جلوگیری خواهد شد. از جمله مهم‌ترین امور ثبت اسناد و املاک تحت نظارت این سازمان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد :
- صدور اسناد ملکی
- تعویض اسناد مالکیت
- صدور متمم الصاقی اسناد مالکیت
- درخواست اجرای ماده 45 قانون ثبت اسناد
- درخواست اصلاح حدود اربعه
- اجرای مواد 147 و 148 قانون ثبت اسناد
- صدور افرازنامه مشاع
- نصب سرب پلمپ روی جلد سند مالکیت
- ثبت انواع املاک با کاربری‌های مختلف
- انتقال سند مالکیت افراد فوت‌شده به نام ورثه قانونی
- صدور صورت‌جلسه تفکیکی برای املاک دارای پایان کار ساختمان
صدور اسناد ملکی ؛ از مهم‌ترین امور ثبت اسناد و املاک !
اسناد و مدارک ملکی را می‌توان شناسنامه و سندی برای تایید وجود املاک دانست. صاحب یا صاحبان قبلی هر ملکی بر اساس یک روال تعیین شده و قانونی می‌توانند مالکیت ملک خود را به شخص دیگر منتقل کنند. با صادر شدن سند ملکی، می‌توان به استناد آن مالکیت ملک را ثابت کرد و سپس به خریدوفروش یا واگذاری حق استفاده از آن پرداخت. صدور اسناد ملکی یک فرایند قانونی است که در سازمان ثبت اسناد و املاک به صورت قانونی ثبت می‌شود. باید بدانید که هیچ‌کس به غیر از مالک قانونی ملک نمی‌تواند درباره سند ملک ادعایی داشته باشد. به این صورت میزان اختلافات کمتر شده و می‌توان با استفاده از اسناد ملکی معتبر به اختلافات ایجاد شده پایان داد.
تعویض اسناد مالکیت ؛ از جمله امور تحت نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک !
ممکن است که اسناد مالکیت به هر دلیلی غیر قابل استفاده شوند. یعنی به عنوان مثال روی مندرجات سند جوهر ریخته شود یا روی آن آب به شکلی بریزد که مندرجات آن را مخدوش کند. یکی از امور ثبت اسناد و املاک تعویض اسناد مالکیت در صورت بروز چنین مشکلاتی است. سازمان اسناد و املاک کشور در این‌گونه موارد به امور رسیدگی کرده و تعیین تکلیف می‌کند.
با مخدوش شدن سند نمی‌توان وضعیت و شرایط مندرج در آن را بررسی کرده و به آن استناد کرد. در صورتی که چنین مشکلی جزئی باشد به استناد شواهد و قرائن، سند مخدوش شده اصلاح خواهد شد. این احتمال هم وجود دارد که سند به میزان زیادی مخدوش شده باشد و مدرک اصلی یا همان مادر سند موجود نباشد. در چنین شرایطی مطابق قوانین تعیین شده، سند به قوه قضایی ارسال خواهد شد. سپس با دستور قاضی سند اصلاح می‌شود.
صدور متمم الصاقی اسناد مالکیت با نظارت سازمان ثبت اسناد !
یکی دیگر از امور ثبت اسناد و املاک، به‌روز کردن و اصلاح اسناد و مدارک است. البته اصلاح و به‌روزرسانی در مورد اسناد و مدارکی که سابقه طولانی‌تری داشته و به دلیل انجام زیاد امور انتقال یا موارد دیگر ستون‌های آن پر شده، اعمال می‌شود. چرا که با پر شدن ستون‌ها دیگر جایی برای ثبت جزئیات و دیگر مراحل ثبت اسناد وجود نخواهد داشت. برخی از افراد ممکن است که این جزئیات را بدون ثبت قانونی روی برگه‌های الحاقی بنویسند. این اقدام می‌تواند مشکلات زیادی را به وجود آورد که ممکن است حل نشده یا برطرف کردن آن‌ها به شدت زمان‌بر و دشوار باشد.
درخواست اجرای ماده 45 قانون ثبت اسناد !
در برخی موارد به هر دلیل ممکن است متراژ ملکی تغییر کند و لازم است که متراژ درج شده در سند هم تغییر کرده و متراژ جدید قید شود. به عنوان مثال شهرداری اقدام به تعریض معابر شهری می‌کند و باعث تغییر پیدا کردن متراژ برخی از املاک شود. طبق ماده 45 قانون ثبت اسناد، تغییر متراژ و درج آن در سند مالکیت یکی از امور ثبت اسناد و املاک به شمار می‌رود. این فرایند فقط زمانی انجام می‌شود که به هر دلیلی متراژ قید شده در سند با متراژ ملک همخوانی نداشته باشد.
درخواست اصلاح حدود اربعه ؛ از دیگر امور ثبت اسناد و املاک !
زمانی که ملکی به دلیل برخی از طرح‌های شهری به گذر تبدیل می‌شوند، لازم است که حدود اربعه آن تغییر کند. در امور ثبت اسناد ملکی معمولا حدود بخش‌های مختلف ملک نسبت به شرایط املاک مجاور به آن و تقسیمات شهری در سند قید می‌شوند. هر زمان که این حدود اربعه به هر دلیلی تغییر کنند و با موارد قید شده در سند همخوانی نداشته باشند، باید در اداره ثبت به آن رسیدگی شود. برای این کار باید درخواستی برای بررسی مجدد ارائه شود تا بر اساس یک فرایند مشخص سند اصلاح شده و حدود اربعه به‌روز شوند. همچنین باید دلایل تغییر و میزان به‌روز شده این حدود در سند ثبت شوند.
اجرای مواد 147 و 148 قانون ثبت اسناد !
طبق مواد 147 و 148 قانون ثبت اسناد، در برخی موارد خاص برای مبایعه‌نامه‌هایی که قبل از سال 1370 شمسی تنظیم شده، سند مالکیت رسمی صادر می‌شود. با توجه به این موضوع می‌توان گفت که برای انجام این نوع امور ثبت اسناد و املاک باید قوانین خاصی رعایت شوند. این احتمال هم وجود دارد که مشکلات مختلفی در ثبت سند رسمی مبایعه‌نامه‌های تنظیم شده قبلا از سال 1370 وجود داشته باشد.
بر اساس قوانین وضع شده برای رفع مشکلات ثبت سند رسمی اسناد عادی، کسانی که مبایعه‌نامه و اسناد غیر رسمی دارند باید به ادارات ثبت مراجعه کنند. سپس درخواست ثبت سند رسمی برای اسناد عادی خود را ارائه دهند. در نهایت پس از انجام مراحل قانونی درصورتی که مشکل حقوقی و اختلافی بر سر مبایعه‌نامه وجود نداشته باشد، سند رسمی مالکیت صادر خواهد شد.
صدور افرازنامه ملک مشاع در اداره ثبت !
افراز به معنی تقسیم ملکی غیرمنقول مشاع میان مالکین مشترک آن ملک است. البته این تقسیم‌بندی به نسبت سهم هر یک از مالکین مشترک از ملک مشاع انجام می‌شود. به عبارتی دیگر، زمانی که مالکیت یک ملک در اختیار چند نفر به صورت مشترک باشد، هیچ یک از مالکین مشاع نمی‌تواند به تنهایی و بدون اجازه دیگر مالکین اقدام به فروش یا انتقال مالکیت آن ملک کرده یا افرازنامه قانونی برای خود بگیرد.
برای فروش یا انتقال مالکیت ملک مشاع، همه مالکین مشترک باید رضایت داشته باشند. همچنین همه مالکین مشترک باید هم‌زمان برای فروش یا انتقال مالکیت اقدام کنند. در صورتی که مالکین مشترک برای این کار رضایت نداشته باشند، باید به اداره ثبت مراجعه کرده و درخواست انجام افراز ملک را ارائه دهند. در صورتی که درخواست آن‌ها تایید شود، امور ثبت اسناد و املاک مربوط به افراز ملک مشاع انجام شده و افرازنامه صادر خواهد شد.
نصب سرب پلمپ روی جلد سند مالکیت در اداره ثبت اسناد !
در گذشته به دلیل نبودن سیستم‌های ثبت اسناد و بایگانی الکترونیک، روی جلد سند مالکیت سرب پلمپ نصب می‌شد. دلیل عمده نصب سرب پلمپ روی جلد سند این بود که طرفین معامله به راحتی نتوانند اسناد مختلف را جعل کنند. به عبارتی نصب سرب پلمپ روی جلد سند حکم رسمی و ثبتی بودن سند را داشت. جالب است بدانید که در اصطلاح به چنین اسنادی، سند منگوله‌دار گفته می‌شد. این فرایند یکی از امور ثبت اسناد و املاک در گذشته بوده و در حال حاضر با پیشرفت تکنولوژی و ثبت الکترونیک اسناد، در حال منسوخ شدن است.
ثبت انواع املاک با کاربری‌های مختلف !
در حال حاضر با پیشرفت جوامع و به وجود آمدن نیازهایی جدید برای انسان، املاک انواع بیشتری پیدا کرده و کاربری‌های مختلفی برای آن‌ها در نظر گرفته شده است. افراد برای تعیین کاربری املاک خود در زمان انتقال مالکیت یا تغییر کاربری ملک می‌توانند به اداره ثبت اسناد مراجعه کرده و مراحل قانونی آن را طی کنند. این روال قانونی برای جلوگیری از هرج‌ومرج و قانون‌گریزی تعیین شده است. در واقع برای هر نوع ملکی یک کاربری خاص در نظر گرفته شده و سند مالکیت آن طبق این کاربری مشخص، تنظیم و ثبت رسمی می‌شود.
انتقال سند مالکیت افراد فوت شده به نام ورثه قانونی !
یکی از امور مهم ثبت اسناد و املاک برطرف کردن مشکلاتی است که پس از مرگ صاحبان املاک ایجاد می‌شوند. زمانی که صاحب ملکی فوت می‌کند، سند مالکیت ملک باید به نام ورثه قانونی او ثبت شوند. برای انجام این کار قوانینی وضع شده که طبق آن ورثه باید به مراجع قانونی صالح مراجعه کرده و مراحل قانونی تعیین شده را طی کنند. سپس با رسیدگی مرجع قانونی صالح و ارسال تصمیم نهایی به اداره ثبت اسناد، این اداره سند مالکیت را با شرایط جدید به نام ورثه ثبت خواهد کرد.
صدور صورت‌جلسه تفکیکی برای املاک دارای پایان کار !
با توجه به توسعه آپارتمان‌نشینی، بر اساس قوانین صاحبان واحدهای آپارتمانی از شهرداری پایان کار دریافت می‌کنند. سپس اوراق و اسناد پایان کار شهرداری را به سازمان ثبت اسناد و املاک ارسال کرده و با طی کردن مراحل قانونی برای تفکیک سند اصلی آپارتمان به تعداد واحدهای آن اقدام خواهند کرد. پس از صدور سندهای مجزا برای هر یک از واحدهای آپارتمان، هر کدام از سندها را به خریدار هر واحد واگذار می‌کنند. ممکن است که خریدوفروش واحدهای آپارتمانی به وسیله تنظیم مبایعه‌نامه انجام شود. اما پس از دریافت پایان کار از شهرداری، برای هر واحد در اداره ثبت اسناد سند رسمی صادر خواهد شد.
کسب آگاهی بیشتر درباره امور ثبت اسناد و املاک در موسسه رامان !
امور ثبت اسناد و املاک بسیار گسترده هستند و قوانین خود را دارند. انجام این امور نیازمند آگاهی از مراحل فرایند آن‌ها است. چرا که بدون آگاهی از مسائل حقوقی و مراحل فرایند انجام امور ثبت اسناد و املاک، ممکن است که با برخی از مشکلات روبه‌رو شوید که روند انجام این امور را برای شما دشوار کند. بنابراین بهتر است که با مشاورین حقوقی یا وکلای مجرب مشورت کنید. موسسه حقوقی رامان یکی از بهترین مراکز مشاوره حقوقی در ایران به شمار می‌رود. ما در موسسه خود بهترین کارشناسان حقوقی را به شما معرفی می‌کنیم تا با دریافت مشاوره آگاهی بیشتری از امور ملکی به دست آورید.